Di Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota: Efektifkah Sistem Informasi Manajemen?

Era globalisasi menjadi sebuah kenyataan dalam pembangunan bangsa yang tidak bisa ditawar lagi, se-hingga kita perlu menyikapinya dengan berbagai antisipasi yang matang. Salah satu upaya tersebut adalah dengan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas melalui pembangunan pendidikan.
Dalam upaya tersebut, Dinas Pendi-dikan Kabupaten/Kota memiliki pro-gram kerja sebagai acuan dalam kegiatan kurun waktu satu tahun ke depan. Fungsi, Tugas Pokok, Susunan Organi-sasi, Visi dan Misi, Rencana Program, Pelaksanaan Kegiatan serta Sumber Pendanaan menjadi sesuatu hal yang penting untuk dikelola melalui penge-lolaan sistem informasi manajemen yang baik sehingga dapat dilaksanakan secara maksimal.
The Liang Gie (2000:4) menyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah keseluruhan jalinan hu-bungan jaringan lalulintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang melakukan bahan ketera-ngan, melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penye-barannya kepada pimpinan untuk keperluan pembuatan keputusan yang tepat.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) di Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dalam pelaksanaannya merupakan tanggungjawab dari Kepala Bidang Bina Program yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Di-nas. Bidang Bina Program mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusu-nan petunjuk teknis perencanaan dan pengkoordinasian program bidang pendidikan, iformasi serta penyusunan anggaran. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Bina Program mempunyai fungsi : (a) penyusunan program kerja dinas; (b) penyusunan petunjuk teknis perencanaan bidang pendidikan, informasi, dan penyusunan anggaran; (c) penyusunan program pe-ngembangan bidang pendidikan; (d) pe-nyusunan identifikasi, analisa, dan eva-luasi pelaporan bidang pendidikan; (e) penyusunan pelaporan kegiatan bidang tugasnya. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Bidang Bina Program terdiri dari: (a) seksi program dan eva-luasi (b) seksi informasi dan penyu-sunan anggaran. (Dinas Pendidikan Kabupaten Ciamis, 2005:15).
Dalam pelaksanaan pengelolaan Sis-tem Informasi Manajemen (SIM) di tiap tingkat Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota menghadapi berbagai macam per-masalahan yang hampir seragam diantaranya:

1. Terlalu banyaknya informasi yang diterima baik melalui surat, panggilan telepon, pesan, faktur, bentuk hasil pe-nelitian, hasil pengkajian serta laporan-laporan lainnya, sedangkan jumlah pe-gawai serta sarana dan prasarana pen-dukung pengolah data relatif terbatas.
2. Rekaman informasi tidak dapat disimpan dengan permanen, sehingga apabila manajemen memintanya sering-kali informasi tidak didapatkan secara utuh karena hilang, rusak, atau tidak terlacak.
3. Pengaturan informasi yang dikum-pulkan jarang dalam bentuk yang sama, tidak diatur secara sistematis, yang ber-dampak pada ketidaktepatan memasok informasi bagi manajemen.
4. Pendistribusian informasi tidak ber-sifat rutin disebabkan karena keter-batasan sumber daya dan dana, letak geografis yang sulit dijangkau alat komunikasi dan transportasi.
5. Perlindungan aset informasi yang lemah sehingga keamanan, pengawasan, dan pengendalian informasi seringkali informasi sudah rusak, hilang atau disa-lahgunakan.
6. Pengalokasian dana yang memadai untuk sarana dan prasarana SIM masih belum diprioritaskan.

Untuk solusi permasalahan di atas, maka perlu mempertimbangkan bebe-rapa hal yang berupa kebijakan strategis diantaranya:

1. Menambah jumlah pegawai atau mengefektifkan pegawai yang ada de-ngan cara meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya melalui pendidikan dan pelatihan, dan pemberian imbalan (reward) yang menarik bagi pegawai yang menunjukkan performance apparaisal yang baik.
2. Menyediakan soft ware dan hard ware komputer yang dapat menyimpan secara permanen dan mengolah infor-masi, serta mentransfer informasi bagi yang membutuhkan untuk lingkungan internal atau eksternal. Atau memaksi-malkan sistem pengarsipan data yang lebih baik. Sehingga apabila pihak mana-jemen memerlukan data didapatkan secara utuh dan cepat terlacak.
3. Pengelompokan dan pengaturan in-formasi yang dikumpulkan dalam bentuk yang sama, diatur secara sistematis, se-hingga akan berdampak pada ketepatan memasok informasi bagi manajemen.
4. Pendistribusian informasi harus bersifat rutin dan ditunjang oleh sumber daya dan dana yang cukup memadai, bagi letak geografis yang sulit dijangkau perlu disediakan alat komunikasi yang cocok, dan sarana transportasi diupayakan.
5. Perlunya perlindungan aset in-formasi yang lemah sehingga keamanan, pengawasan, dan pengendalian infor-masi sehingga informasi tidak rusak, tersedia dan tidak disalahgunakan.
6. Memprioritaskan pengalokasian dana yang memadai untuk sarana dan prasarana SIM.

Sejalan dengan uraian di atas, bahwa keputusan-keputusan SDM yang sehat salah satunya adalah didasari pada tersedianya informasi yang baik dan berkualitas. Informasi patut disediakan bagi manajer dalam organisasi, sehingga dapat memfasilitasi pengambilan keputusan. Konsep ini disebut sistem dukungan keputusan (decision support system, DSS). Sistem dukungan kepu-tusan menempatkan informasi untuk mengambil keputusan secara harfiah di ujung jari para pengambil keputusan. Dengan menggunakan komputer pribadi (lap top/note book), manajer dan pembantunya dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk ke-putusan-keputusan organisasi.
Oleh karena itu perolehan dan penca-rian informasi sebanyak mungkin sangat diperlukan untuk mencapai ha-rapan-harapan yang direncanakan sejak awal. Informasi juga sebagai sumber evaluasi terhadap perkembangan suatu organisasi, institusi, perusahaan, dan departemen. Evaluasi yang dimaksud adalah untuk bahan pembanding dengan pihak lain, sampai sejauhmana dapat mengim-bangi, mendahului, atau bahkan terting-gal dengan “pesaing” lain. Jika pesaing telah mengikuti arus informasi, katakanlah informasi global sementara kita masih tetap “jalan ditempat”, maka di sinilah letak pentingnya informasi.
Secara umum, bahwa Sistem Infor-masi Manajemen di Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota adalah diperuntukkan untuk lebih dapat meningkatkan kinerja semua pelaksana pendidikan di lingku-ngan internal (Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten, Kepala UPTD Pendidikan, Pengawas, Penilik, Kepala Sekolah, Pegawai Staf dan masyarakat umum yang membutuhkan). Dengan informasi yang akurat, tepat waktu, data lengkap, mutu pelayanan, relevansi data, dan sa-rana prasarana informasi yang lengkap diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
Hal yang penting perlu disikapi ada-lah bagaimana bentuk format SIM yang cocok sesuai dengan kemampuan sum-ber daya manusia dan dana yang tersedia di dinas pendidikan Kabupaten/Kota, sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, data lengkap, mutu pelayanan, relevansi data yang dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan (Swasta, Pemerintah dan Masyarakat. Wallohualam.